KennisBite #41 | 10 januari 2022
Hoe maak je van hybride werken een succes?
Presentatie: Andrea Huidink en Rudie Eskens, beide werkzaam bij Plavei
‘Werk thuis als het kan en op kantoor als dat nodig is.’ zo luidt het advies van het kabinet sinds de corona-pandemie begin 2020. Plavei kijkt daar net iets anders naar: laat je werkzaamheden voor die dag je werkplek bepalen. Voorop staat natuurlijk dat Plavei de coronaregels respecteert. Maar ook als Den Haag het werken vanuit huis niet dringend adviseert, vinden ze bij Plavei dat je werkplek vooral bepaald moet worden door de werkzaamheden jij die dag wilt doen.
Thuiswerken tijdens een lockdown is namelijk nog geen hybride werken. En hoewel onderzoek vaak uitwijst dat we wel ‘anders’ willen werken ¹, stonden we na de eerste lockdown toch weer massaal in de file, blijkbaar op weg naar kantoor. Bij Plavei durven ze het wel anders te doen en daarover ging de KennisBite.
Rudie is projectcoördinator I&A bij Plavei, hij begon dit verhaal vanuit zijn persoonlijke ervaring met hybride werken. Dat is al jaren geleden, toen hij werkte op zo’n 38 km van huis. Half uurtje rijden normaal gesproken, maar niet in de spits op de A12. Dat kostte Rudie dagelijks zo’n drie uur reistijd. Daarnaast kwam hij te werken in een kantoortuin, erg in opkomst in die tijd. Rudie merkte dat het hem veel energie kostte om in zo’n kantoortuin zijn focus te bewaren. File en focus bij elkaar bracht Rudie op het idee om op andere tijden te gaan werken. Bijvoorbeeld van 06 – 15 uur of 10 – 19 uur. Hij zou dan niet meer in de spits hoeven te reizen en per dag wat rustige uren hebben. Met dat plan was zijn leidinggevende het niet eens, want dat zou iedereen dan wel willen en hoe moest hij de werknemers dan controleren?
Daar zit een belangrijk punt voor hybride werken; er moet een basis van vertrouwen zijn. In de tijd waar Rudie aan refereert werd er veelal gecontroleerd op aanwezigheid, de mate waarin werknemers van tijd x tot y aanwezig waren bepaalde of ze naar behoren werkte. Tegenwoordig waarderen we veel meer op de output (resultaat). En dat is zeker het geval bij Plavei. Daar worden de te behalen resultaten vooraf afgesproken, waar en wanneer jij dat doet is jouw verantwoordelijkheid. Dat vraagt iets van werkgever en werknemer. Overweeg je als organisatie meer in te zetten op hybride werken, begin dan eerst met de gouden cirkel: Waarom en met welk doel wil je dat? Past het bij de organisatie en de medewerkers? Want hybride werken is een middel en geen doel. Je kunt je voorstellen dat het op een productieafdeling geen optie is, maar bij kennisorganisaties past het uitstekend. Ook de manier van leidinggeven moet bekeken worden en waarschijnlijk aangepast aan de nieuwe manier van werken.
Dat is een mooi bruggetje naar Andrea, zij is leidinggevende coach bij Plavei. Zoals gezegd aan het begin van dit artikel ‘bij Plavei durven ze het anders te doen’. Zo draaiden ze het traditionele organisatiemodel om en er zijn in de organisatie geen managers werkzaam. Wel een begeleidende coach, die als taak heeft de medewerkers optimaal te begeleiden en ondersteunen bij de uitvoering van het primaire proces. Dat is wat je noemt een uitdagende keuze en zo wordt dat ook ervaren, maar het geeft Plavei de ruimte om flexibel in te spelen op de veranderingen die continu op woningcorporaties afkomen. Zo zijn ze een wendbare en lerende organisatie geworden. Dat vraagt best wat veerkracht van de medewerkers, maar samen aan de missie werken levert vooral betrokken medewerkers op. Andrea geeft aan dat hier niet een standaard formule voor is. Als je als organisatie zo’n verandering aandurft, dan moet je ga het vooral gaan doen. Doe ervaring(en) op en kijk van daaruit waar er eventueel zaken aangepast of bijgestuurd moeten worden.
Dit is een leuk (Youtube) filmpje over het organiseren zonder hiërarchie.
Voor Plavei was duidelijk dat hybride werken heel goed bij hun nieuwe manier van werken aansloot. Waarbij de aard van de werkzaamheden bepalend is voor de werkplek van die dag. En als je het hebt over wendbaar, tijdens corona kon Plavei direct inspelen op het gedwongen thuiswerken.
Hoe heeft Plavei hybride werken ingevoerd?
Corona was ook voor Plavei hét moment om het goed aan te pakken. De technische mogelijkheden om thuis te werken waren er al voor corona. Echter met alleen de techniek was er nog geen visie op hybride werken. Toen corona kwam was er geen keuze meer en is er begonnen met het ontwikkelen van een visie op hybride werken. Plavei heeft toen ook direct ingezet op monitoring: wat gaat goed, wat kan beter.
Aan het eind van de eerste gedwongen thuiswerkperiode blijkt dat de meerderheid een verdeling van 60% thuis en 40% op kantoor een goede verhouding vindt. Natuurlijk zijn er mensen die het liefst volledig op kantoor werken, bijvoorbeeld vanwege een minder geschikte thuissituatie. Ook zijn er medewerkers die alleen als het noodzakelijk is naar kantoor willen komen. Over het algemeen ervaart men een betere werk-privé balans.
Vanaf dat moment kreeg de visie op hybride werken steeds meer gestalte. Vanuit de waardes opgedaan in het verleden werden de kaders (dus geen regels!) bepaald. Bijvoorbeeld het belang van de organisatie staat altijd voorop; de veiligheid moet ook in een hybride werkomgeving gewaarborgd zijn; het kantoor moet het inspirerende hart van de organisatie zijn. Daarna zijn er werkgroepen aan de slag gegaan. Zij haalden door middel van mini-enquêtes op wat de werknemers waardevol vonden in de gedwongen thuiswerkperiode of waar juist meer aandacht voor moest zijn. Daaruit kwamen de volgende thema’s: vitaliteit, veiligheid, in verbinding blijven, thuiswerkplek, kantoor en mobiliteit.
Uitwerking van het thema vitaliteit leverde een vitaliteitsbudget op, maar ook wandelafspraken en vitaliteitspunten. Het thema kantoor resulteerde in een aangepast kantoorpand, waar niemand meer een vaste werkplek heeft, maar wel inspirerende ruimtes om samen te werken. Op het thema mobiliteit heeft Plavei gebruik gemaakt van een zogenaamde mobiliteitsmakelaar ². Zo’n mobiliteitsmakelaar kijkt mee hoe er op het gebied van reizen, wagenpark et cetera kosten bespaard kunnen worden door één en ander slimmer te organiseren.
Het totaal leverde een daling van het ziekteverzuim en een stijging van de tevredenheid, de betrokkenheid en het vertrouwen van de medewerkers op. Daarnaast werd Plavei tot beste (thuis)werkgever van 2020 in de regio Gelderland uitgeroepen. Benieuwd hoe het werken bij Plavei is? De medewerkers vertellen het je in dit filmpje.
Het hele verhaal samengevat in de 8 tips van Plavei
• Vertrouwen is essentieel;*
• Start with the WHY;
• Giet het niet in beton;
• Stel een werkgroep samen die activiteiten organiseren ten bate van de verbinding; **
• Blijf in beweging;
• Goede ondersteuning met ICT middelen en/of ICT partner;
• Doe het samen en vraag waar de behoefte is;
• (samen)Werken is mensenwerk creëer ruimte voor maatwerk, maar maak geen beleid op uitzonderingen;
• Kantoorruimte ingericht op samenwerken en ontmoeten;
• Benut het moment van de verandering;
• Gewoon doen!
* Kaders zijn goed, liever geen ‘regels’, en als je heel veel kaders hebt geformuleerd moet je je afvragen of je überhaupt het hybride werken wel wilt invoeren. Het is namelijk geen doel op zich!
** Rudie geeft aan nu waardevollere contacten te hebben met zijn collega’s tijdens wandelingen of een lunch op een terras, dan voorheen bij het beroemde koffiezetapparaat.
1) Zie het ‘zwarte boekje’ van CorpoNet, uitgegeven in 2013 dus toen nog onder de naam NetwIT. Voor deze gelegenheid bij de overige downloads gezet (inloggen -> mijn account).
2) Dit is een initiatief van de provincie Gelderland
Kijk op zowerkthet.nl wat er in jouw regio mogelijk is op dit gebied.
