Met aandacht voor de onderstroom

KennisBite #38 | 10 november 2021
Grip op je briefsjablonen
Presentatie: Leon Grevink en Caroline Post (Andersom) en Wilma Hamar de la Brethonière en Raymond van der Vlies (Trivire)

Als je iets wilt verbeteren dan moet je eerst de huidige situatie daarvan goed in beeld brengen. Zo ook bij het grip krijgen op je briefsjablonen. Leon Grevink van Andersom kreeg de vraag om op dat vlak verbetering aan te brengen bij klant X. Zijn aanpak kunnen we samenvatten in 3 stappen.

Stap één was dan ook de analyse, maar niet direct op de techniek, nee eerst in de organisatie. Hoe lopen de zaken nu en waar moet het naartoe?
Hier kwam uit dat, (1) niet alles even goed ingericht was in het ERP, waardoor er (2) veel handmatig werd gedaan, wat tot gevolg had dat het beheer niet onder controle was (3).
Bij de analyse van de techniek bleek dat er (1) veel sleutelwoorden werden gebruikt, (2) er sprake was van grote query’s met lange doorlooptijd en (3) in de sjablonen het overzicht was zoekgeraakt.

Stap twee was terug naar de werkvloer en aandacht vragen voor het probleem, geen grip op de briefsjablonen, en de oorzaak daarvan. Iedereen meenemen, overtuigen van het probleem en de noodzakelijke verandering.

De derde stap is de verbeteraanpak zelf. Leon koos ervoor om één sjabloon, in dit geval de huurovereenkomst, aan te pakken en daarmee te experimenteren wat er verbeterd kon worden en of dat goed werkte. Het tussentijds bespreken van de verbeteringen met elkaar (kennisdelen, nieuwe inzichten) leverde een duidelijk stappenplan voor het opschonen van de overige briefsjablonen op. En inzicht in wat er gaat veranderen en waarom.

Vervolgens pak je alle correspondentie volgens het stappenplan aan. Ook dan houd je elkaar op de hoogte van wat je waarom verandert, dat komt het beheer later ten goede. De werkwijze was one-piece-flow, stuksgewijs steeds één briefsjabloon (of set) volledig verbeteren en opleveren. Daarbij is het wel belangrijk dat je de focus bewaart.

Visie van Andersom bij organisatiewijzigingen

Caroline vertelt de visie van Andersom bij organisatiewijzigingen. De plaat in de presentatie laat dat heel mooi zien (inloggen – mijn account – overige downloads). Dat veranderen van werkwijze of gedrag moeilijk is, behoeft bijna geen uitleg. We zien het dagelijks en beleven het ook zelf: corona, migratie, klimaat, we moeten ons aanpassen, veranderen en dat valt niet mee. Het toverwoord in dat geheel is natuurlijk samen(werken) en je zou het bijna vergeten het duiden van start- en eindpunt. Waar staan we nu en waar willen we naartoe? In een organisatie vergt een stappenplan, denkkracht, daadkracht én tijd. Hoe duidelijker je de toekomstige situatie schetst met daarin het waarom en het hoe én met aandacht voor de onderstroom, des te hoger is de kans van slagen.
Zou zo’n methode ook slagingskans voor Nederland kunnen bieden? Misschien mist er nog een toverwoord: vertrouwen.

Terug naar de presentatie! Wilma en Raymond hebben inmiddels het woord genomen en voegen het praktijkvoorbeeld van Trivire toe. Hun verhaal is heel goed te volgen via de sheets, dus log in en kijk waarom en hoe Trivire het aanpakte.

De conclusie van Leon: als je er echt even goed voor gaat zitten en er aandacht en energie aan besteed, dan heb je daar voor jaren plezier van in het beheer. Dus niet snel, snel, maar met aandacht voor wat willen we nu precies en hoe pakken we het aan? Dat zorgt voor de verandercurve en maakt dat er ruimte is om het anders te doen.

 

Zoeken

Meest recente verslagen

Meld je aan voor de Blik op de agenda

We sturen je maandelijks een overzicht van de nieuw ingeplande KennisBites. Zo mis je niks!