Herleidbaar tot de bron

KennisBite #37 | 03 november 2021
Beheren van vastgoeddata van bouw tot sloop
Presentatie: Jeroen van Rooij en Ron Welling (Vastgoedtabel.nl) en Jaap Kleijwegt (BDO)

Allereerst deze mededeling: Rob de Haas van Woonstichting Lieven de Key kon helaas vanwege ziekte, zijn visie op vastgoeddata in combinatie met Vastgoedtabel.nl niet tijdens deze KennisBite met ons delen. We plannen daarvoor een ander moment en houden onze leden en de deelnemers van deze sessie daarvan op de hoogte.

Vastgoeddata blijkt bij velen de interesse te wekken, want deze sessie heeft maar liefst zo’n 50 deelnemers. Mooi, want we moeten er echt mee aan de slag. Onze data op orde, vastleggen vanaf de bron zoals Aedes het in het stappenplan omschrijft.

Maar wat is dan ‘de bron’, vraagt Ron zich af?
Gegevens (data) van onroerende zaken worden in Nederland geregistreerd bij het Kadaster. Het landmeten (BRK) begon al onder invloed van Napoleon en langzamerhand groeide het Kadaster uit tot de organisatie die het nu is. Zo kwam in 2009 de BAG erbij en vanaf 2018 BAG 2.0. Ieder gebouw heeft hiermee een uniek nummer gekregen net zoals het BSN (burgerservicenummer) voor personen.
BRK en BAG vormen de basis van ‘de bron’.
Daarnaast natuurlijk de administratie van woningcorporaties: verhuurbare eenheden en in de activa de waardering van die eenheden.
Deze vier fungeren nog te veel als zelfstandige eilanden. De onderlinge relatie tussen deze vier is moeilijk vast te stellen. Aldus Ron Welling. Inkoppertje: hierop wil Vastgoedtabel.nl zich richten.

Nu is de kern waar al onze gegevens vastliggen het ERP systeem. Dat is volgens Vastgoedtabel.nl niet juist, omdat hier de verhuureenheden in vastliggen en niet de vastgoedeenheden. Daarnaast zijn corporaties vaak in allerlei andere systemen nevenactiviteiten van het vastgoed aan het bijhouden, waarin dus ook gegevens worden vastgelegd.
Niet de administratieve verhuureenheid maar het fysieke vastgoed is de bron en dat zou leidend moeten zijn. Zodat we allemaal over hetzelfde gebouw ‘praten’. Wat als voordeel heeft dat ook ketenpartners, die data uiteraard niet op verhuurbare eenheden vastleggen, maar op het fysieke vastgoed, betrokken kunnen worden bij het op orde houden en verrijken van de vastgoeddata. Op deze manier raak je ook geen data kwijt, als je bijvoorbeeld wisselt van ketenpartner of systeem. De bron blijft immers dezelfde.

De cartotheek
Ron loopt al lang mee in de sector en ziet wat een megaprobleem het goed bijhouden van de cartotheek is. Wat leg je wel/niet vast, hoe actualiseer je dat? Bij meer dan 10-15.000 woningen (al gelooft Ron dat het vanaf zo’n 2.000 woningen al winst oplevert) moet je gewoon zorgen dat de cartotheek geautomatiseerd op orde wordt gehouden.
Daarvoor is uiteraard een goed fundament belangrijk. We zagen net al het onderscheid tussen verhuur eenheid (VHE) en vastgoed eenheid (VGE). In de informatiearchitectuur zou je dit onderscheid moeten vastleggen. Vervolgens koppel je huurders aan de VHE koppelt en contractpartijen (voor bijvoorbeeld onderhoud, of verduurzaming) aan de VGE.

Op de volgende sheet wordt de positie van Vastgoedtabel.nl duidelijk. Op dit moment zitten alle percelen van Nederland, alle panden en verblijfsobjecten al in het systeem. Nu is Vastgoedtabel.nl bezig bij corporaties het eigendom en beheer eraan te koppelen. Dit gebeurt op het niveau van een verblijfsobject, collectief object, tot op het laagste niveau. Want legt Ron uit soms ligt het eigendom van bouwkundige elementen bij een VvE. Die informatie (context van data) is weer belangrijk voor je MJOB, taxatie portfolio of in je dagelijkse onderhoudsprocessen.
Op het moment dat je dit op orde hebt, een fundament wat 100% aansluit op het Kadaster voor wat betreft het eigendom, je cartotheek gestandaardiseerd op NL/SfB kun je ketenpartners betrekken bij het databeheer. Zodat de data daarvandaan automatisch uitgewisseld wordt met Vastgoedtabel.nl.
Vastgoedtabel.nl is dan de bron van al je VGE’s, die communiceert met het ERP systeem waarin een of meer VHE’s gekoppeld worden aan een VGE. Bijkomend voordeel: het ERP kan kleiner worden, daarin regel je in-/verkoop, verhuur en de financiële administratie. De vastgoeddata van bouw tot sloop hou je daarbuiten en die leg je volgens Ron natuurlijk het liefst vast in Vastgoedtabel.nl Dat systeem is dan ook de bron voor alle expertsystemen zoals het plaatje toont. Allemaal gevoed met dezelfde data vanuit één bron. Dat zorgt voor kwalitatief goede data en bijbehorende rapportages.

Terugkomend op de vraag ‘Wat is de bron?’ dat zijn de landelijke basisregistraties BRK en BAG van het Kadaster en de carthotheek.
Overigens is de eigenaar van het gebouw ‘in control’ voor wat betreft de data die vastgelegd wordt in Vastgoedtabel.nl. De eigenaar bepaalt welke data met wie gedeeld wordt om te raadplegen of actualiseren.

Jaap Kleijwegt, in deze KennisBite meer in de rol van accountant dan adviseur, wil er dit over kwijt: de kwaliteit van de data van woningcorporaties laat zeker nog te wensen over. Onder andere bij benchmarks (Aedes-Benchmark, wTCO/ ICT Benchmark Woningcorporaties) zorgt dit voor het beroemde appels met peren vergelijken. Als de data uit één bron (betrouwbaar/herleidbaar) komt, dan zou de hoeveelheid tijd die de accountant kwijt is om de gegevens te controleren vervallen en dat is winst voor de corporaties. Daarnaast zorgt de huidige situatie voor vertraging en minder betrouwbare sturingsinformatie.
Het volgende plaatje laat zien wat de toekomst zou kunnen zijn als we daar met elkaar aan werken.

De vragen
Brigit van Lin/Woonbedrijf heeft er wel een paar.
De eerste: Ketenpartners werken niet in de systemen van de corporatie toch? Het gaat om het ontsluiten van de data.
Antwoord: Klopt!
Vraag twee: Kennen jullie het twin model van De Twee Snoeken?
Antwoord: Ja dat kennen we; wat zij doen, dat doen wij dus niet, is het vastgoed visualiseren. Wij leggen vooral de zaken vast die je niet ziet, dat zijn de eigendoms- en beheers verhoudingen die aanwezig in de gebouwen. De data vanuit de BIM-modellen kan wel opgeslagen worden in Vastgoedtabel.nl
Vraag drie: Ron sprak hij over het gemak van data in één bron vastleggen en gebruikte daarbij als voorbeeld Vestia. In zo’n geval, wisseling van eigenaar, is het een kwestie van de rechten overdragen en alle vastgoeddata gaat naar de nieuwe partij. Brigit vraagt zich af of je ook op andere momenten rechten kunt delen. Denk aan een buurtvisie, waarbij je wilt weten wat andere partijen al doen.
Antwoord: De eigenaar heeft de regie, dus die bepaalt wat hij wel of niet beschikbaar wil maken voor externen. Dat is dus aan de eigenaar. Kwestie van afstemmen met elkaar.
Bij corporaties kan een vastgoedeenheid bij de ene partij eigendom zijn en bij de andere in beheer. Dat wisselt Vastgoedtabel.nl uit. De eigenaar heeft het vastgoed in zijn activa en de beheerder heeft het in zijn huuradministratie.
Tot slot heeft Brigit nog een vierde vraag: Welke standaarden gebruikt Vastgoedtabel.nl?
Antwoord: BKR en BAG is het fundament, aangevuld met VERA voor collectieve objecten, NL/SfB voor bouwkundige elementen, GS1 voor de GLN-codes en ETIM voor de producten.

Jaap reageert nog op de eerste vraag van Brigit. Hij legt ons het volgende voor, als we nu met elkaar hard werken aan standaardisatie zodat we onze data kunnen delen, waarom zouden we dan alles ‘dicht’ willen houden? Point taken … denk ik!?
Brigit: Ik heb aan de kant van de aannemer gewerkt en weet hoe vervelend het is als de corporatie (opdrachtgever) zegt houden jullie ons systeem maar bij. Want je moet je eigen systeem ook al bijhouden. En uiteindelijk betalen we dat als corporaties toch wel, als de leverende partij het werk twee keer moet doen. Ontkoppelen in plaats van twee systemen bijhouden lijkt Birgit een beter idee.
Hier wil Ron graag op aanhaken. ‘Het is tot nu toe nog geen corporatie gelukt de cartotheek 100% up to date te houden. Dat kun je als corporatie gewoonweg niet bijhouden, dat moet je automatiseren. En dat kan nu ook. De standaarden zijn er, de technologie is er, nu moet de sector aan de bak. In gesprek met de ERP leverancier, in de corporatiesector zijn dat pakweg vijf-zes partijen, in de bouwwereld is dat niet anders, in installatiebranche is er zelfs maar één partij die zo’n 80% aandeel heeft. Kortom als die partijen elkaar weten te vinden en je koppelt dat aan Vastgoedtabel.nl, dan heb je het op orde. Al die aannemers, intsallateurs krijgen dan out of the box de API koppeling beschikbaar. Dan gaat het qua kosten ook nergens meer over.’

Op verzoek van één van de deelnemers, krijgen we van Jeroen een supersnelle demo van de saas-cloud-applicatie Vastgoedtabel.nl.

Vraag van Arjen de Vries/Lefier: Gebruik van het Kadaster (opvragen eigendomsgegevens) kost geld, hoe gaat Vastgoedtabel.nl daar mee om?
Antwoord: Klopt, tot nu toe vraagt het Kadaster daar geld voor. Overigens is het Kadaster blij met dit initiatief omdat het uiteindelijk ook daar de data verbeterd. Vastgoedtabel.nl zorgt continu voor synchronisatie tussen BRK/BAG en daar waar er verschillen worden geconstateerd wordt dit teruggekoppeld aan het Kadaster. Zodat uiteindelijk de landelijke basisregistraties nog beter op orde komen, omdat één op één de huur- en vastgoedadministraties van corporaties/vastgoedeigenaren daarop aansluiten. Zodat uiteindelijk de BRK, BAG en daarmee verbonden de WOZ op een hoger niveau komen qua volledigheid van de data. Ron sluit dan ook niet uit dat als de gehele sector dit initiatief omarmt er te praten valt over het kostenplaatje.
NB: Behalve VERA en NL/SfB wat open standaarden zijn, is het gebruik van de overige standaarden (ETIM en GS1) ook niet kosteloos. Ook hiervoor zou je kunnen bedenken dat je als sector in zijn geheel afspraken kan maken, met in dit geval Ketenstandaard Bouw en Techniek.

Laatste vraag vanuit de deelnemers komt van Reinier Wirtz/Rochdale en gaat over het vrijelijk kunnen aanpassen van de cartotheek. Hoewel daarin al veel velden zichtbaar waren, zou Reinier zich kunnen voorstellen dat hij toch nog wat andere velden erbij wil.
Het antwoord is kort en bondig: Als je echt goed gaat standaardiseren, lever je per definitie geen maatwerk. Dus nee niet iedereen kan zomaar zaken aanpassen. Via de gebruikersvereniging kunnen reële suggesties gedaan worden, als iedereen daar baat bij heeft, dan kan het aangepast worden. Ook hierin is de boodschap we doen het met elkaar. Niet aan alle wensen kan dan tegemoetgekomen worden, omdat het bijvoorbeeld qua kosten/baten helemaal niet slim is om dat te automatiseren. Nogmaals daar moeten we met elkaar naar kijken. Maar vanwege de keten-integratie moet het gestandaardiseerd zijn en doen we het uiteindelijk allemaal op dezelfde manier. Daar zit immers de kracht.

Wil je de presentatie van Vastgoedtabel.nl ontvangen? Stuur een mail naar sjaak@vastgoedtabel.nl of naar info@corponet.nl

Zoeken

Meest recente verslagen

Meld je aan voor de Blik op de agenda

We sturen je maandelijks een overzicht van de nieuw ingeplande KennisBites. Zo mis je niks!