De helpende hand van CORA

KennisBite #25 | 29 april 2021
CORA in de praktijk
Spreker: Arjen de Vries en Leon van der Zanden (beide lid van het CORA kernteam)

Uiteraard stellen we ook in de corporatiesector onze klant centraal. Daar doen we het tenslotte voor, daarvoor streven we naar een uitstekende dienstverlening. Samenwerking in de keten is dan ook noodzakelijk en dat vereist afspraken en standaardisatie. CORA helpt ons hierbij. CORA is een referentie architectuur en beschrijft de inrichting van de bedrijfsvoering en informatievoorziening van woningcorporaties. Zodoende verschaft CORA ons inzicht in de samenhang tussen alle componenten die je in een woningcorporatie aantreft. CORA ontwikkelt zich steeds verder en wordt binnenkort aangevuld met uitgewerkte referentieprocessen. Je kunt overigens nog mee doen aan de review van de uitgewerkte processen, zie hiervoor dit bericht.

Architectuur en procesmanagement bij Woonbedrijf
Leon werkt met veel plezier op het snijvlak van business en IT. Waarbij hij zich buigt over de vraag hoe je ervoor zorgt dat de organisatie op de juiste manier ondersteund wordt met informatietechnologie (want daar kom je niet meer onderuit). Leon werkt bij Woonbedrijf en deze corporatie opereert in de brainport Eindhoven.

Leon gebruikt onder andere ARIS. Dat is een modelleringstool waarmee je de complete enterprise architectuur kunt beschrijven (organisatiestructuur, producten en diensten, processen, systemen, landschappen, integratie datamodellen, risicomanagement, en nog veel meer mogelijkheden). De keuze voor ARIS is in 2009 gemaakt. Er is toen ook gekeken naar Mavim, maar omdat Woonbedrijf wist dat ze over zouden gaan naar SAP (en ARIS wel te koppelen was / Mavim niet) was de keuze toen gauw gemaakt.
Ook klantreizen kunnen in ARIS worden gemodelleerd al doet Woonbedrijf dat niet op die manier. Overigens maken ze bij Woonbedrijf gebruik van een klantpanel, wat regelmatig gevraagd wordt mee te kijken naar de dienstverlening. Met vragen als Hoe ervaar je het nu en Wat zou je nog anders willen is dat serieuze input voor de verbetering van de dienstverlening.

Afijn hoe ‘werkt’ Woonbedrijf en hoe is de organisatie ingericht? Het geheel rust op drie pijlers: de ARIS omgeving, het SharePoint documentencentrum en de Productivity Performer.
Vervolgens neemt Leon ons mee in de hiërarchische weergave van Woonbedrijfs producten en dienstencatalogus (ARIS). En zien we met eigen ogen CORA in de praktijk, nu niet meer als referentie architectuur, maar volledig toegespitst op Woonbedrijf. De kracht van ARIS is volgens Leon, dat alles (alle objecten, modellen, attributen van modellen en objecten) in één grote repository (de bergruimte/bewaarplaats) landt; en je alles zelf kunt definiëren. Vervolgens kunnen alle beschrijvingen op verschillende manieren weergegeven worden, als model (plaat) maar ook als overzicht (beschrijving) of in stappen. Zo kan een medewerker die bijvoorbeeld een huuropzegging moet controleren, de stap die daarvoor nodig is aanklikken en alle informatie in die stap wordt getoond in een kolom aan de rechterkant, met een beschrijving van de werkzaamheden, eventuele ondersteunende documenten (met een link naar SharePoint), wie de uitvoerder van deze stap is en op welke risico’s gelet moet worden.
Tevens kun je de RACI inzien.
Daarna showt hij ons hoe naast de PDC en processen ook de organisatie, de risico’s en applicaties weergegeven kunnen worden. Tip: zowel in de processen als in de applicaties worden de privacygevoelige gegevens bijgehouden, zodat er makkelijk een verwerkingsregister gegenereerd kan worden. Bij Woonbedrijf werken ze daarom niet met een aparte administratie voor de AVG met een verwerkingsregister, dit wordt direct uit in de proces en applicatie documentatie (ARIS) gehaald. Hoe uitgebreid de mogelijkheden in ARIS zijn zien we als ook de ESB en Data domeinen even door Leon in beeld gebracht worden.
Overigens geeft Leon aan dat Woonbedrijf VERA 1 op 1 gebruikt voor alle koppelingen tussen alle systemen (zowel intern als extern). Dat scheelt enorm veel (uitzoek)werk, wat je door VERA te gebruiken gewoon ‘uit de kast trekt’.
Tot slot nog even heel snel (KennisBites zijn teasers, geen cursussen) een blik op de Productivity Performer. We zien vanuit ARIS het proces ‘verwerken proceswijziging’ met de stap ‘analiseer impact proceswijziging op systemen’ en als voorbeeld de functie ‘hoe raadpleeg ik een applicatie’; onder die laatste staat een icoontje waarop geklikt kan worden. Hierdoor kom je in de Productivity Performer omgeving en die laat in dit geval een reeks schermopnames zien waar je als gebruiker doorheen kunt klikken (dat wijst zich allemaal vanzelf door knipperende bullits, eenvoudige symbolen en de tekstkaders met uitleg) en zo kan de instructie(video) door medewerkers geraadpleegd worden. Even voor wie dit toch nog te abstract is: vergelijk het inwerken van een collega. Alles wat je aan zo’n nieuwe collega uitlegt is één op één en niet herbruikbaar. Het is van hoofd tot hoofd gegaan en zal voor weer een nieuwe collega herhaald moeten worden.

Ben je lid van CorpoNet, dan zie je in de mijn account omgeving bij Overige downloads de presentatie van deze KennisBite. Wat dit verslag nog wat inzichtelijker maakt.

Vragenrondje

Na afloop vraagt Vincent Breuking (Woonstad Rotterdam en CORA kernteam) eigenlijk een strikvraag, maar wel interessant: Is Woonbedrijf nu CORA compliant?
Leon: Heel eerlijk, nee nog niet helemaal.
De afgelopen jaren hebben we veel gekeken naar VERA (oa door werk aan de ESB) en wat minder naar CORA. In die laatste blijkt heel hard gewerkt te zijn, wat Leon ontdekte toen hij toetrad tot het kernteam (januari 2021). Dus hoewel Woonbedrijf nu nog niet volledig de lijn van CORA volgt, wordt er wel gewerkt aan een betere afstemming. Maar … de vertaling van theorie naar praktijk is zeg maar ‘een dingetje’. Woonbedrijf bestaat sinds 2005 maar de geschiedenis van de hierin gefuseerde partners voert terug tot 1909/1919. Processen en begrippen binnen de organisatie zijn dan ook diep geworteld. Aansluiten op de CORA is voor Leon en zijn team, maar als lerende organisatie geldt dat echt iedereen meegenomen wordt in de groei en ontwikkeling naar de corporatie van vandaag én morgen.
NB: “Het leuke is dat in het proces van ‘aansluiten’ merkt dat je dingen mist, zowel in de eigen beschrijving als die van CORA.” aldus Leon. Dat is nou het resultaat van wat wij noemen ‘kennis moet je delen’.

Andere boeiende vraag, van Juren Moers (De Alliantie): Hoeveel fte heb jullie actief op het registreren en beheer op enterprise architectuur (exclusief VERA laag)?
Leon: twee mensen werken als bedrijfs- en informatieanalist en drie mensen houden zich bezig met architectuur. Daarin onderscheiden wij: business architectuur (Leon), informatie architectuur en de technische architectuur. Er wordt dus met vijf mensen aan gewerkt, waarbij opgemerkt moet worden dat deze vijf personen niet alleen hieraan werken. Wat ik jullie vandaag liet zien is in de afgelopen 12 jaar ontwikkeld.

Marijke de Vroomen (Rochdale) vraagt: Wat gaan jullie doen, ook in ARIS, met de referentieprocessen van CopoNet/Aedes?
Leon: Allereerst hebben wijzelf meegewerkt aan enkele referentieprocessen, dus er zitten ingrediënten uit onze keuken in. Ook hier werkt het dus weer naar twee kanten. Want daar waar Woonbedrijf al stappen heeft ingevuld, zullen wij deze toetsen aan het referentieproces; als inspiratie en wellicht zinvolle verbetering van een proces. En natuurlijk zijn er ook bij ons nog processen die nog uitgewerkt en gereviewd moeten worden. Hiervoor maken wij straks dankbaar gebruik van zo’n processenboek. Zo versnel je dit proces enorm.

Marijke de Vroomen: Hoe houd je (bij wijzigingen) de URL’s naar het documenten-centrum in tact?
Leon: Met strakke afspraken. Zolang je in SharePoint de documentnaam hetzelfde houdt vervalt de URL nooit.

En zo komt er een eind aan deze leerzame KennisBite. Via dit medium wil het CORA kernteam vaker een korte inzage in ‘de materie van’ geven en voor vragen en/of opmerkingen zijn zij bereikbaar via info@corponet.nl

Tot slot willen we jullie de opmerking van Wouter Dings (Weller) niet onthouden
“Het was troostend om te zien dat de worsteling die wij hebben door meer collega’s in het land wordt doorgemaakt 🙂 Zichtbaar was ook dat de weg naar een overal geïmplementeerde corporatie standaard nog niet is bewandeld. Mooi is wel dat het steeds meer speelt en dat corporaties bij hun toenemende professionalisering gebruik kunnen maken van de activiteiten van wegbereiders naar standaardisering.”

Zoeken

Meest recente verslagen

Meld je aan voor de Blik op de agenda

We sturen je maandelijks een overzicht van de nieuw ingeplande KennisBites. Zo mis je niks!