KennisBite #21 | 16 februari 2021
Verwijderen van persoonsgegevens uit archief
Sprekers: Michel van Dalen (Volkshuisvesting Arnhem) en Marc Jacobs (Azami)
Bij Volkshuisvesting Arnhem hebben ze serieus gekeken naar de ‘relatief nieuwe’ privacywet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Zo staat daar bijvoorbeeld in dat je voor legitimatie het tonen van een ID bewijs mag vragen, maar opslaan mag niet meer. Dat betekent voor woningcorporaties werk aan de winkel, want het was voorheen een best practice om ID bewijzen te scannen en op te slaan, bijvoorbeeld bij contracten of vastgoedtransacties.
Goed, die opgeslagen ID bewijzen (onder andere) moeten dus uit het archief verwijderd worden. A zeggen betekent ook B enzovoorts, dus werd de omvang van deze klus bij Volkshuisvesting Arnhem in beeld gebracht. Met zo’n 1,6 miljoen documenten, waarvan er ongeveer 1 miljoen in het klantarchief staan, kwamen zij algauw tot de conclusie dat handmatig opzoeken en opschonen niet haalbaar is. Stel het duurt 1 minuut om een document te openen, ID te herkennen en verwijderen en het schone document weer op te slaan; dan ben je met 1 miljoen documenten zo’n 2.100 dagen (oftewel 9 jaar) bezig. Bovendien is het een klus waar niemand echt enthousiast van wordt. Je zou nog kunnen bedenken om de toegang tot het archief te beperken. Maar dit lijkt volgens Michel op een ‘kernafval’ methode: ‘laag beton eroverheen en hopen dat het goed gaat.’ Kortom in een tijd waarin het legitiem is om te vragen of er hiervoor slimme technologie ingezet kan worden, was dat de richting waarin Volkshuisvesting Arnhem de oplossing zocht. Kun je een algoritme ontwikkelen en leren om ID bewijzen (onder andere) te herkennen?
Daar kwam Marc Jacobs in beeld, en zo ook tijdens deze KennisBite. Marc is de oprichter van Azami een IT & Consultancy bedrijf en kunstmatige intelligentie is een van de specialisaties van Marc. En mede op basis van bovenstaande vraag bij Volkshuisvesting heeft het bedrijf een AVG scanner ontwikkeld met de prachtige naam AIDA, wat in dit geval staat voor Artificial Intelligence Detection Algorithm. Marc legt de deelnemers uit hoe AIDA te werk gaat en aansluitend gaat hij wat dieper in op traditionele computer intelligentie en de kunstmatige computer intelligentie. KennisBites zijn exclusief voor leden, dus zo diep gaan we er in dit verslag niet op in. CorpoNet leden die interesse hebben in de presentatie van deze KennisBites kunnen dat kenbaar maken bij info@corponet.nl
Voor Volkshuisvesting Arnhem is het resultaat dat er ruim 1 miljoen documenten door AIDA zijn ‘bekeken’, waarvoor verschillende medicatie is gebruikt. Medicijnen kunnen in dit geval zijn: maskeren van de tekst, aflakken dus, of de pagina met gevoelige informatie verwijderen of de toegang tot het document beperken. Op deze webpagina zie je het fenomeen ‘medicijn’ duidelijker uitgelegd en natuurlijk wil Marc Jacobs er alles over vertellen, zijn contactgegevens staan er dan ook direct onder.
Als je het hele archief hebt opgeschoond, ben je dan klaar? Nee, AVG proof zijn vergt regelmatig aandacht. Sowieso bewustwording van de hele organisatie en het herhalen van gemaakte werkafspraken helpt bij het ‘schoon’ blijven. Een periodieke scan kan helpen om te checken of je nog altijd op de juiste koers vaart. Maar ook een API zou handig kunnen zijn om medewerkers te helpen bij het archiveren van privacy gevoelige informatie. Zo’n API kan een document scannen, de gevoelige info herkennen en de medewerker vragen of deze zich hiervan bewust is en het document inderdaad wil opslaan en wel op de juiste plek.
Leuk om te vermelden, Marc heeft contact gehad met de Autoriteit Persoonsgegevens; AIDA is een behoorlijk uniek product, dus Marc dacht een kans te zien voor vermelding op de website van de AP. Dat is niet gelukt, maar deze toezichthouder was zeker aangenaam verrast dat woningcorporaties hier zo serieus werk van maken. Goed om te weten en laten we dat vooral ook zo houden. Privacy is er immers belangrijk genoeg voor.
