Thuiswerken, hoe regelt Volkshuisvesting Arnhem dat?

Donderdagmiddag 12 maart. Bij Volkshuisvesting Arnhem is een crisisteam geformeerd nadat op een persconferentie is aangegeven dat maatregelen genomen moeten worden om snelle verspreiding van het coronavirus te voorkomen. Geen handen meer schudden, vaak handen wassen, vermijdt grote groepen c.q. geen vergaderingen meer met meer dan 8 mensen en probeer zoveel mogelijk thuis te werken.

Dit laatste advies betekende nogal wat voor de medewerkers van Volkshuisvesting Arnhem. Wij zijn geen organisatie waar veel mensen mobiel en thuis werken. Wij werken met PC’s en hebben alle infrastructuur nog on premise. Zeker, een aantal werkzaamheden doen collega’s met behulp van een tablet of laptop, maar dat is meer uitzondering dan regel.

Regel het maar en snel.

De afdeling ICT is aan zet. Regel het maar en snel. Morgen moeten mensen zoveel mogelijk thuis blijven. Gelukkig is het dan vrijdag en werken relatief weinig mensen.
De medewerkers van ICT beseffen dat hoe zij tot nu toe mensen met RDP thuis hebben laten werken, niet de oplossing is. Onvoldoende licenties om iedereen te laten inloggen en de performance zou onvoldoende zijn.
Bovendien beschikken wij niet over voldoende laptops en tablets. 150 mensen moeten thuis kunnen werken. Dus mensen moeten hun PC, laptop of tablet thuis kunnen gebruiken, als zij al een dergelijk apparaat hebben.
We werken nog met Office 2016. Gelukkig hebben we wel licenties voor Office 365, want Teams zou wel eens handig kunnen zijn voor vergaderingen en overlegvormen. Maar dat moet nog wel ‘even’ ingericht en ingevoerd worden.

Er is onvoldoende tijd om nu de infrastructuur uit te breiden. Het moet in één avond geregeld worden. Tot diep in de nacht zijn IT-ers bezig geweest om alle PC’s op kantoor geschikt te maken om met een VPN-verbinding te maken met de PC op kantoor.
Vrijdag lijkt het te werken. Mensen die inloggen kunnen werken, totdat … ook dit niet de oplossing blijkt. Het memory van de firewall loopt vol (memory leak?) en dat moet even opgelost worden. Een expert ingeschakeld die het probleem verhielp. Ook dit bleek geen stand te houden. Maandag de 16de maart loopt het memory weer vol.

Maandag 16 maart wordt na overleg met een netwerkdeskundige besloten om gebruik te gaan maken van de in Windows 10 ingebouwde VPN client. Uiteraard moet de firewall nog even aangepaste worden. ‘s Middags om 16:00 uur vragen wij medewerkers massaal in te loggen. Het gaat…..goed. We kunnen werken en de firewall houdt zich staande.
Dinsdag zijn er op zeker moment meer dan 70 collega’s ingelogd.
Gelukkig hadden wij al gekozen voor VoIP telefonie zodat ook callcenter medewerkers thuis konden werken. Zij hoefden slechts de app te installeren op hun device en deel te nemen in het callcenter.

De handleiding voor collega’s werd een aantal keren uitgebreid en aangepast. De in Windows 10 ingebakken VPN client is niet beschikbaar op een Apple of Chromebook. Ook bij oudere versies van Windows werkt het net allemaal wat anders. Uiteindelijk hebben wij alleen de Chromebooks niet aan de praat gekregen. Woensdag 18 maart is de laatste versie gepubliceerd, waarin voor ieder besturingssysteem de specifieke aandachtspunten zijn beschreven.
En vanaf die dag worden collega’s voorzien van een laptop als hun device thuis niet goed werkt of er geen device (meer) beschikbaar is. Want er is vaak sprake van meerdere mensen in een gezin die plotseling thuis moeten werken. Het verkrijgen van laptops en randapparatuur is in tijden van een crisis verre van eenvoudig. Voorraden bij leveranciers verdwijnen als sneeuw voor de zon.
WiFi en internetverbinding thuis, blijken af en toe een behoorlijke uitdaging voor de VPN-verbindingen. Dus medewerkers met zwakke WiFi-kanalen krijgen van ons UTP-kabel om hun device rechtstreeks te koppelen aan de router.

Vanaf vrijdag 20 maart is intensief getest met Teams om via dit platform de eerste overleggen te kunnen voeren. Met een paar hikjes is dat prima gelukt. Inmiddels wordt bedrijfsbreed van deze software gebruik gemaakt. Teams zal ook na het coronatijdperk veelvuldig worden gebruikt.

Voor de coronacrisis uitbrak was Volkshuisvesting gestart met de voorbereiding voor het uitbesteden van haar IT, alsook de overschakeling naar een ander mobiel werkplekconcept en het uitrollen van Office 365.
Het is geen zekerheid, maar als het coronavirus een jaar later (in 2021) had toegeslagen, was Volkshuisvesting beter in staat geweest om met deze crisis te dealen.

Trots!

Ik ben extra trots op mijn team. Zij zijn in staat gebleken om een organisatie met meer dan 150 medewerkers, die totaal niet is ingericht om mobiel en tijd- en locatie onafhankelijk te werken, in zeer korte tijd te kunnen faciliteren.
De druk vanuit het management om mensen thuis te kunnen laten werken was groot en dat is heel begrijpelijk. Het is dan ook bijzonder fijn dat de collega’s niet onder stoelen of banken steken hoe zij dit allemaal waarderen. In ons beroep hoor je vaak niets als het goed gaat en des temeer als het fout gaat. Maar gedurende de afgelopen twee weken voelde het als een warm bad. Natuurlijk verliep niet alles gladjes en moesten er af en toe aanpassingen doorgevoerd worden, maar daar was dan ook alle begrip voor. Wij zijn blij met onze collega’s!

Uiteraard valt dit alles weg tegen het grote menselijke en maatschappelijke drama die dit virus veroorzaakt. Ons medeleven gaat uit naar een ieder die in zijn of haar nabijheid de gruwelijke gevolgen ervaart.

Rino Kalker, Volkshuisvesting Arnhem

 

Hoe ging het bij WonenZuid, Albert van Heugten doet een en ander uit de doeken in dit artikel.