Interconnectie : Aflevering 2

CorpoNet – BLOEI een Flow regio-netwerk van corporaties die samenwerken op het gebied van duurzame inzetbaarheid van corporatiemedewerkers
Een gesprek met CorpoNet-lid Stek; in persona met Marion de Gier (P&O adviseur) en Pieter Guijt (manager Financiën & Bedrijfsvoering). Het gesprek vond plaats op 23 februari jl.

Omdat fysiek netwerken nog steeds onmogelijk is zoeken we onze leden digitaal op. In een open gesprek kunnen we elkaar zo toch informeren over onze uitdagingen, maar ook onze worstelingen; onze successen, maar ook onze blunders.

Uitdaging genoeg bij Stek, vertelt Pieter ons, organisatorisch zijn we de afgelopen jaren bezig geweest met een fusie tussen drie partijen. In 2019 Woonstichting Stek en Vooruitgang, en in 2020 kwam de Noordwijkse Woningstichting (NWS) erbij. Dat was ook het moment dat de organisatie in zijn geheel over ging naar een nieuw ERP systeem. Tobias, dat al bij NWS draaide, zou met ingang van juli 2020 live gaan. En juist op het moment van testen en het opleiden van de medewerkers, kondigde corona zich aan en ging Nederland in een intelligente lockdown. En dus moest alles digitaal, de overleggen, het testen, maar ook het geven van opleidingen. Ongeveer twee derde van de organisatie kende Tobias nog niet. Het online geven van training hierin viel enorm tegen. Met als resultaat dat er na de live-gang nog veel opleiding gegeven moest worden om het kennisniveau op peil te krijgen.
Marion vult aan ‘We waren ook nog niet zo wendbaar als nu, we hadden nog geen ervaring met ‘online’ werken. Nu zouden dat soort zaken misschien al en stuk makkelijker gaan.’
Leen vraagt of ze voor de corona-tijd al aan thuiswerken deden. ‘Nee, niet echt.’ bevestigt Marion. Bij Vooruitgang, waar Marion vandaan komt, kon je af en toe een dag thuiswerken, maar persoonlijk vond Marion dat niet bij haar verbindende functie als P&O-er passen. Liever ging zij, en nog steeds, naar kantoor; maar helaas nu kan dat niet.
Op de vraag hoe Pieter en Marion inschatten hoe de animo voor thuiswerken na corona zal zijn, vertelt Pieter dat Stek hiervoor medio 2020 een enquête heeft gehouden onder de werknemers. Met als uitkomst: 30% thuis / 70% op kantoor. Dat is waardevolle input omdat Stek naar een nieuw kantoor gaat; hiermee kan ingeschat worden hoeveel werkplekken daar nodig zijn.

Wat dat betreft is coronaperiode een mooie proeftuin voor thuiswerken. Nadat we ergens in 2010 ‘Het Nieuwe Werken’ introduceerden was er even het idee dat het succesvol zou zijn, maar dat is niet gebleken. Nu werken we opnieuw vanuit huis, zij het dan dit keer noodgedwongen, en ervaren dat er dankzij de snel ontwikkelde technologie veel communicatie mogelijk is. Toch blijkt ‘echt’ contact, fysiek op kantoor met elkaar samenwerken, voor veel medewerkers een zeer waardevol onderdeel van hun werkend bestaan te zijn.

Een andere uitdaging was het aantal (nieuwe) medewerkers die nu dus veelal digitaal ingewerkt moesten worden. De oproep vanuit de Stuurgroep was; geef je belangstelling aan voor een functie waar je gelukkig van wordt – kies met je hart! Door de fusie, het verschuiven in functies en de uitstroom van externen kwamen er ook nieuwe functies bij. ‘Nu de organisatie is gegroeid, is er bijvoorbeeld ruimte voor een afdeling Beleid. Uiteindelijk waren er zo’n 20-25 nieuwe medewerkers die ingewerkt moesten worden.’ aldus Pieter

Henk vraagt ‘De wereld digitaliseert, hoe gaat Stek hier ten aanzien van de huurders mee om?’
Pieter legt uit: Bij Stek zijn er vier wegen die naar Rome leiden: balie, mail, telefoon en huurdersportaal. Waarbij ze bij Stek zoveel mogelijk proberen de huurder te verleiden het huurdersportaal te gebruiken. ‘Eerlijk gezegd was het afgelopen jaar niet maatgevend hierin, een nieuw systeem, het huurdersportaal nog niet in de lucht, het KCC flink uitgebreid omdat mensen massaal gingen bellen. Maar normaal gesproken ziet Stek de digitalisering echt wel als kans om de dienstverlening te professionaliseren en te optimaliseren.’

Henk ‘Past het bij het profiel van jullie huurders?’
Pieter ‘Ja wel, ook al zijn veel huurders al wat ouder, ook zij doen steeds meer online, zeker nu in de coronaperiode, denk aan met de kleinkinderen facebooken. Het nieuwe portaal staat nog maar net live en moet nog flink gepromoot worden, maar dankzij corona is de drempel om online zaken te regelen, ook voor de wat oudere huurder verlaagd.’
Overigens is voor Stek contact met hun huurders echt belangrijk, zeker ook nu in de corona periode. Pieter ‘Wij komen nog achter de voordeur bij huurders (Stek heeft een eigen onderhoudsdienst red.) en kunnen dus ook signalen opvangen’.
Vandaar dat men bij Stek niet alle traditionele kanalen ‘dichtknijpt’ maar de huurder bewust een keuze geeft.
(leestip van CorpoNet)

Leen ‘Digitalisering is natuurlijk een containerbegrip, maar op het vlak van processen, hoe staat de digitalisering daarvan bij jullie?
Bij Stek zijn ze nu bezig het huurincassoproces te digitaliseren, we gebruiken hiervoor Mail to Pay. Dat is nu geïmplementeerd en wordt gebruikt voor de aanmaningen, ook de huurverhoging zou zich hiervoor goed lenen, al is daar dit jaar weinig sprake van. Dus ja, er wordt gewerkt aan het digitaliseren van processen, maar voorlopig ligt de focus op het beter inrichten van de basisprocessen, daar zaten nog wat issues na de livegang. Die moeten eerst opgelost worden.
Recent is er een nieuw ICT beleidsplan opgesteld, met een digitaliseringsvisie waarin beschreven staat waar Stek over vijf jaar wil staan, waar ze nu staan en wat is er nodig om daar te komen. En de afdeling ICT is groter geworden in de nieuwe organisatie, 6 medewerkers, waarvan 3 functioneel beheerders. Die laatste zijn vooral de oren en ogen op het vlak van wensen om de processen te verbeteren, en zij nemen daar ook regie op samen met de kerngebruikers. Daarnaast hebben ze een adviseur data en analyse in huis, die reuze handig is met datamanagement en BI-achtige rapportages. Daar verwachten ze veel van bij Stek. Vooral ook om de data wat beter te ontsluiten, denk aan maandrapportages. Dus de visie is er, maar komend jaar is vooral ‘afhechten’ van de lopende zaken.
De drie mannen laten zich even gaan en dromen van repeterende processen robotiseren (RPA), IoT, drones voor conditiemeting, qlinker, chatbot Wonne, afijn alles wat zo maar op een CorpoNet bijeenkomst voorbij kan komen.

Maar tijdens deze interconnectie zijn we ook geïnteresseerd in de medewerkers. Want voor hun verandert er veel nu digitalisering de inhoud van hun werkt snel verandert. Dus vragen we Marion ‘Hoe neem je de medewerkers hierin mee?’
Marion ‘Wij hebben een verhuurmakelaar die zich helemaal vastgebeten heeft in het nieuwe systeem en zij neemt de anderen mee, dat werkt prettig. Je zal elkaar toch moeten helpen en meenemen.’ Dus ook hier geldt ‘kennis moet je delen’. Iemand pakt de voortrekkersrol en deelt de kennis met overige medewerkers, mooie samenwerking.
Pieter vult aan ‘De verbinding is nu in de coronaperiode wel erg moeilijk, je ziet elkaar niet, alles gaat digitaal. Na de implementatie moet de techniek het doen, maar ook het gedrag van mensen is bepalend voor het succes van de implementatie.’ Wat Pieter nu opvalt is dat sommige medewerkers het nieuwe systeem nog lastig vinden en er soms een ‘beetje omheen werken’ of nog niet alle zaken toepassen zoals de module is ingericht. ‘Los van het digibeet zijn, is gedrag en draagvlak wel echt bepalend voor het succes. Daar zijn we wel tegenaan gelopen.’

Waarom is Stek lid van Bloei?
Hier ligt de uitdaging van en voor Marion, medewerkers lekker laten werken op de juiste plek in de organisatie, dat verrijkt haar werk enorm! Leren van elkaar is ook op dit vlak erg belangrijk. We zijn als corporaties geen concurrenten van elkaar, we hoeven niet ieder voor zich het wiel uit te vinden.; laten we van elkaar leren, ook medewerkers onderling. Want als alle medewerkers lekker in hun functie zitten, kan de hele sector floreren.
Er wordt veel georganiseerd door BLOEI, bijvoorbeeld samen met CorpoConnect (ook Flow) een mini-event Meesterschap vanaf je 50ste, speciaal voor 50+ medewerkers.
Want hoewel jongeren misschien sneller digitale vaardigheden beheersen, de oudere medewerker heeft door de vele ervaringen ook een schat aan kennis te delen.
Plezier in je werk is heel belangrijk, zit je niet helemaal op de juiste plek dan heeft BLOEI ontwikkeladviseurs. Marion is zo’n adviseur, met haar kun je kijken hoe je je kunt ontwikkelen in je eigen functie of organisatie. Daar waar ICT-ers hun kennis delen middels een kijkje in de keuken bij een andere corporatie, kun je bij BLOEI als medewerkers ook in elkaars ‘keuken’ kijken. Er is geïnventariseerd wie met welk ERP werkt en over en weer kan men bij elkaar kijken en van elkaar leren. Jaarlijks is er de Maand van de Uitwisseling, dan loop je stage bij een andere corporatie (in 2020 helaas niet vanwege corona). Marion bloeit echt op nu ze hierover vertelt, zij ziet zichzelf zeker als ambassadeur van het netwerk. Net zoals je een huurdersportaal introduceert en promoot bij je huurders, is het onder de aandacht brengen van alles wat BLOEI te bieden heeft voor medewerkers van de deelnemende corporaties van grote waarde. Want ook daar geldt: samen sta je sterk en samen bied je een mooie dienstverlening aan de huurder.

Leen ‘Ik zie op de website dat BLOEI ondersteund wordt door een professioneel iemand.’
Marion ‘Klopt, dat is projectleider Evelyn Kessels, zij initieert de bijeenkomsten, eens in de zes weken projectgroep overleg, ook de ontwikkel adviseurs hebben eens in de zes weken overleg over hoe gaan we verder, hoe kunnen we het animo vergroten en nu in de coronatijd hebben we wandelcoachen bedacht.’
Leen ‘Wel fijn iemand die er dagelijks professioneel mee bezig is, dan kun je zoiets echt goed van de grond krijgen. Is zo iemand volgens jou ook echt cruciaal voor zo’n netwerk?’
Marion: ‘Jazeker, als je dat allemaal ‘naast’ je baan moet doen dan wordt het een stuk lastiger. Voor Evelyn is dit haar dagelijks werk en zij komt uit de sector, dus zij kent veel mensen en lijntjes.’

Tot slot mijmeren de gesprekspartners nog even over de tijd dat fysiek netwerken nog kon. Pieter herinnert zich de CorpoNet bijeenkomst op Lelystad Airport als een leuk, leerzaam en boeiend event. Dat is voor hem waardevol aan CorpoNet, elkaar ontmoeten, leuke ambiance, netwerken en van elkaar leren; dan bloeit er iets!
Henk en Leen beamen dit graag. Henk voegt toe, dat als je als lid actief meedoet in de club, je er het meest profijt van hebt en dus terugkrijgt wat je erin stopt.
Op hun beurt zijn Marion en Pieter het daar mee eens ‘Ja je moet zelf de verbinding zoeken.’

De laatste vraag is: Aan wie geven jullie dit interconnectie-stokje door? Marion en Pieter krijgen de keuze uit een vijftal netwerken van Henk’s ‘landkaart’. Hun keuze valt op Zuidwestsamen Werkt. In dit netwerk (ook een Flow-regio netwerk) werken Woongoed Middelburg, Zeeuwland, Beveland Wonen, Clavis, l’escaut woonservice, WBV Arnemuiden en Woonstichting Hulst samen. Met als doel ervoor te zorgen dat de talenten van de medewerkers optimaal benut worden en er voor de corporaties de juiste kennis en vaardigheden beschikbaar zijn.
Drie van de zeven corporaties zijn ook lid van CorpoNet. Daar willen we graag kennis mee delen!