De kop is eraf! de eerste KennisBite is genuttigd

KennisBite #1 | 8 april 2020 – 13.00 tot 13.45 uur
Nederland werkt thuis. IT regel het maar! | Presentatie: Rino Kalker (Volkshuisvesting Arnhem)
Aanwezig bij deze bite waren: Rino Kalker en Gijsbert Mulder-Volkshuisvesting Arnhem, Joop Schoppers-De Woonplaats, Bert Toonstra-Reggewoon, José van Wandelen-Arcadewonen, Jan Stevens-Woonwaarts, Linda Maas-Baston Wonen, Leen Spaans-Woonforte en het C-team bestaande uit Henk Korevaar, Saskia Heister en Laurike de Lange.

De KennisBite wordt via MS-Teams georganiseerd en wat direct opviel: hoewel er meer dan vier personen deelnemen, gaf het beeld maar vier schermen tegelijk weer. Dat is jammer maar hier moeten we het voorlopig mee doen. Via de webversie zie je zelfs maar 1 scherm tegelijk. Natuurlijk gaat Microsoft hier aan werken, wellicht is er later dit jaar een update waarbij je meerder schermen kunt zien. Nu het C-team dit weet, kunnen wij er bij een volgende KennisBite rekening mee houden.

Wat kun je hieraan zelf doen?

Meer dan vier schermen zien kan nog niet maar je kunt wel zelf bepalen wie je ziet. Teams maakt gebruik van ‘active speaking’, wat inhoudt dat degene die aan het woord is ook in beeld verschijnt. De laatste vier personen die ‘actief’ waren (gesproken hebben) zie je dus terug op je scherm. Wil jij liever bepaalde personen blijven zien? Dat kan! Onderin beeld staan de icons (initialen in een rondje of een foto) van de niet getoonde deelnemers, wanneer je met je rechtermuisknop op de icon van degene klikt die jij in beeld wil hebben en vervolgens kiest voor ‘vastmaken’ krijg je die persoon op jouw scherm te zien. Wil je wisselen, dan klik je weer met je rechtermuisknop op deze persoon en dan klik je op ‘losmaken’ en vervolgens kies je opnieuw.

Tot zover de teams-tip.

Deze Bite was er een van ervaring en herkenning delen. Rino beet het spits af en kreeg van de meeste deelnemers bijval door herkenning. In enkele dagen van nul of zeer beperkte aantallen thuiswerkers naar bijna de volledige organisatie thuis aan het werk en de processen nagenoeg 100% draaiende: het is de deelnemers allemaal, soms met iets meer vallen en opstaan, gelukt.
Opvallend veel wordt er gekozen voor Teams een tool uit de Microsoft O365 doos, sommigen durven met de (beperkte?) risico’s van Zoom te dealen en zetten deze tool in.
Er zijn veel en in versneld tempo laptops als zoete broodjes uitgedeeld, er zijn servers opgeschaald en zelfs schermen en bureaustoelen van werkplekken meegenomen. Maar iedereen is het erover eens, we draaien weer dankzij ons TOP-IT-TEAM, snoepjes, veren en complimenten waren dit keer hun deel. Dat zijn ze niet echt gewend ….

Er werd gelachen om het feit dat zo’n operatie zoals nu in sneltreinvaart door velen is gerealiseerd, normaal gesproken gepaard gaan met business cases, projectmatige planningen, soms vergezeld door dikke rapportages en in ieder geval véél méér tijd. Organisatorisch is er wellicht dus ook wat geleerd. Ook over de flexibiliteit van de medewerkers en hun zelfoplossend vermogen worden positieve ervaringen gedeeld.

Valid Sign wordt ingezet om de verhuurcontracten digitaal te ondertekenen, zodat ook daar doorgewerkt kan worden. En zelfs het niet eenvoudige huurverhogingsproces blijkt uitstekend te werken via Teams (reactie van de medewerkers: dit loop misschien nog wel beter dan ‘op kantoor’. ) Ook wordt er weer voorzichtig nagedacht of reparatieverzoeken weer opgepakt kunnen worden. Want dat Covid-19 nog niet voorbij is beseffen we allemaal.

Er was wel een vreemde eend in de bijt, vorig jaar juni bood hij een kijkje in ‘zijn’ keuken. Voor hem was deze situatie natuurlijk ook niet voorzien, maar hij kon met zijn team wel heel snel schakelen. Hadden wij allen meegekeken in zijn keuken, dan was het ook voor ons ‘appeltje-eitje’ geweest zoals Joop Schoppers het zelf zo mooi verwoorde. Bij De Woonplaats hebben ze al sinds een jaar of vier Office365 en Sharepoint online in gebruik. Sinds vorig jaar daarnaast een variant van Workspace365 waardoor het mogelijk is alle applicaties via een portaal met tegels te starten. Hierbij wordt gebruik gemaakt van Multi Factor Authenticatie als extra beveiliging.
Tevens hadden de meeste werknemers een up-to-date laptop en dat betekende dat de medewerkers van de De Woonplaats vanaf dag één direct thuis hun werk konden voortzetten. Alleen het callcenter behoefde aandacht, dat was een dag later goed geregeld en iedereen was weer bereikbaar.
Joop had volgens eigen zeggen veel tips en tricks, maar die kon hij in deze KennisBite niet delen vanwege tijdsgebrek. Hij gaf een andere suggestie, sowieso toch wel heel graag ‘live’ en als iedereen weer in rustiger vaarwater zit: een evaluatie-bijeenkomst onder het motto geleerde lessen tijdens spoedoperatie Covid-19 thuiswerken.

Op de vraag als we vooruitkijken naar de tijd dat alles weer ‘zoals vroeger kan en mag’ gaan we dan weer terug naar kantoor? Denkt eigenlijk niemand dat we teruggaan naar de oude situatie. Elke organisatie zal zoeken naar zijn eigen formule, maar thuiswerken zal zeker vaker ingezet worden. Al dan niet nóg beter georganiseerd en gefaciliteerd.

Is dan toch eindelijk het ‘nieuwe werken’ realiteit geworden, Henk haalde het al aan dat we er lang over spraken, maar nooit echte stappen hebben gezet, tot nu.
En Van Kooten en De Bie zagen in 1986 (!) al de voordelen van thuiswerken met behulp van een computer. Met dank aan José: een leuke kijktip

Leestip: over hoe Albert van Heugten WonenZuid ‘just in time’ over had op een hybride cloudoplossing.

Tot zover, tot de volgende KennisBite. Bekijk de agenda voor de volgende sessies.